FAQ

Le syndic est la personne ou la société chargée de gérer l'association des Copropriétaires, en abrégé ACP. Un immeuble à appartements en copropriété( avec plusieurs propriétaires) relève du régime de la copropriété forcée. C'est-à-dire que les propriétaires possèdent conjointement les parties communes de l'immeuble, comme le hall d'entrée, les escaliers, l'ascenseur, le toit, ..... 

Le syndic règle la gestion de l'immeuble, sur le plan administratif, en organisant des réunions et en exécutant les décisions de l'assemblée, entre autres choses. Sur le plan technique, le syndic est chargé de veiller au bon fonctionnement de toutes les installations de l'immeuble et d'intervenir en cas de pannes, de dégradations ou d'organiser des travaux de rénovation. Le syndic s'occupe également des comptes de l'immeuble. Chaque EMV dispose de son propre compte bancaire, avec lequel sont payées les fournitures destinées au bâtiment. Il existe également un relevé annuel calculant la part de chaque propriétaire.

Il s'agit d'un résumé très bref du rôle du syndic. Toutefois, l'ensemble des tâches est beaucoup plus vaste et particulièrement diversifié. Par exemple, un syndic doit également se tenir au courant des dernières lois, des règlements de construction et des obligations en matière de sécurité. 

Tous les travaux dans le bâtiment doivent être décidés par l'Assemblée générale, en tenant compte des majorités appropriées lors du vote sur la réalisation des travaux. La plupart des travaux de rénovation doivent être votés à la majorité des 2/3. 

En outre, il existe toutefois une exception. A savoir si les travaux sont urgents et nécessaires. Pensez aux réparations urgentes telles qu'une fuite, un ascenseur défectueux ou des dommages au toit qui font qu'il pleut à l'intérieur. La législation prévoit que s'il s'agit de travaux urgents ET nécessaires, que le syndic est autorisé à ordonner l'exécution des travaux nécessaires. Par conséquent, si le syndic prend une telle décision, il doit toujours s'assurer que les travaux sont effectivement urgents et nécessaires. En pratique, le syndic contactera généralement certains propriétaires ou le conseil des copropriétaires pour le conseiller.

Le mandat du syndic est décidé par l'Assemblée générale. La relation avec le fiduciaire comporte deux aspects, le mandat et le contrat de fiducie. Le mandat du fiduciaire est donc décidé lors de l'assemblée générale et cette assemblée peut donc nommer un fiduciaire pour une période maximale de 3 ans. Par la suite, le point de l'ordre du jour relatif au mandat du syndic doit faire l'objet d'un nouveau vote lors de l'assemblée générale. L'accord contractuel entre le VME et le syndic est le contrat de syndic. Après que l'assemblée ait décidé du mandat du syndic, un contrat est signé entre le VME et le syndic, qui a logiquement la même durée que le mandat voté à l'assemblée. Cependant, il est possible que, par exemple, si le mandat a été donné pour 2 ans, et qu'il y a un contrat pour 2 ans, qu'après 1 an il soit décidé à l'assemblée de mettre fin au mandat avec le syndic actuel et de nommer un autre syndic. Veuillez noter qu'en raison de l'existence d'un accord contractuel avec le fiduciaire initial et de sa rupture anticipée, le fiduciaire sortant peut facturer des frais de résiliation. 

Après que l'assemblée ait décidé de mettre fin au mandat du précédent syndic et de nommer un nouveau syndic, le précédent syndic dispose de 30 jours à compter de la fin du mandat, pour transférer le dossier à un nouveau syndic. En pratique, le nouveau syndic contacte alors l'ancien syndic pour organiser le transfert des documents.

Tout propriétaire peut demander au syndic d'ajouter un point à l'ordre du jour de l'assemblée générale. La législation ne prévoit pas de moyen spécifique pour que cette demande soit transmise au syndic. Elle peut donc se faire simplement par courrier électronique. Si le syndic confirme la bonne réception de ce point, vous pouvez être sûr qu'il figurera à l'ordre du jour de la réunion. Si vous ne recevez pas de réponse, il serait peut-être préférable de l'envoyer par courrier recommandé, mais cela ne devrait pas être autorisé. La philosophie de Synstar est que chaque propriétaire obtient toujours une réponse à ses questions et à ses messages.

Soyez prudent lorsque vous demandez l'ajout de points à l'ordre du jour de l'assemblée générale. Vous devez être à l'heure. En effet, la loi impose à chaque bâtiment de tenir son assemblée générale dans un délai de 15 jours. Cette période de 15 jours se trouve dans le Règlement sur la copropriété. Vous devez soumettre vos points à l'ordre du jour au syndic au moins 3 semaines avant le premier jour de la période de 15 jours. Le problème, c'est que dès que l'invitation est envoyée, il est trop tard et votre article ne sera inclus que lors de la réunion suivante.

Pour alimenter le compte de l'EMV, les propriétaires doivent naturellement transférer de l'argent sur ce compte. Il y a 2 façons habituelles, un système de relevés trimestriels, ou le système de relevés annuels avec des provisions trimestrielles. Chez Synstar, nous préférons le système des appels de commission trimestriels avec des relevés annuels. Un appel de provision est une somme forfaitaire que vous devez verser tous les trois mois sur le compte de l'EMV. Il s'agit en fait d'un paiement anticipé. Le coût réel est calculé à la fin de l'exercice financier du bâtiment et un relevé est alors émis. Le coût réel est calculé et tous les paiements de commissions sont déduits. C'est ainsi que vous obtenez le solde du règlement. Il est donc important que les appels de provisions soient correctement calculés afin de ne pas avoir à ajouter trop d'argent à la fin de l'exercice. 

Le montant des appels de provision est décidé lors de l'assemblée générale, en fonction du budget préparé par le syndic. Habituellement, les provisions sont distribuées en fonction des millièmes.

Les statuts de l'immeuble sont les documents officiels qui définissent les règles de la copropriété. Bien entendu, celles-ci sont basées sur les règles légales, mais chaque bâtiment peut également déterminer ses propres règles en complément. Le règlement intérieur consiste en un acte de base et un règlement de copropriété. Souvent aussi complétée par un règlement intérieur. L'acte de base du bâtiment est l'acte notarié qui initie effectivement la constitution de l'ACP. Il comprend également, entre autres, la description des parties privées et communes de l'immeuble. Il s'agit notamment de la manière dont est déterminée la répartition des parts ou des quotients de l'immeuble. Le règlement de copropriété contient les règles relatives à l'organisation de la gestion de l'ACP. Par exemple, comment la répartition des charges doit être effectuée, quand l'assemblée générale doit avoir lieu et, entre autres, également comment un administrateur doit être nommé et quelles sont ses fonctions. En général, il s'agit de dispositions que l'on retrouve également dans la loi sur la copropriété. 

Depuis l'adaptation de la législation début 2019, chaque ACP doit disposer d'un règlement adapté, un acte sous seing privé établi par le syndic qui contient : le règlement de copropriété et les règles d'ordre intérieur. Ces dernières définissent les règles de vie de l'immeuble, telles que l'utilisation des parties communes, le respect de l'aspect uniforme de l'immeuble et ainsi de suite. Par décision de l'assemblée générale, ces dispositions peuvent être modifiées. L'agence de gestion immobilière peut elle-même les modifier dans le règlement, et un acte notarié n'est pas nécessaire.