Support

Ik wil een dringend probleem melden buiten de kantooruren, hoe kan ik dit? 

Buiten de kantooruren is het soms noodzakelijk om de syndicus te contacteren om urgente problemen te melden. In dat geval kan u bellen naar ons algemeen nummer (02/889 09 19) en ofwel een voicemail nalaten, ofwel u laten doorverbinden met onze nooddienst. Als u een voicemail nalaat zal deze onmiddellijk naar onze helpdesk verzonden en snel beluisterd worden, ook buiten de kantooruren. Zo kan u ons makkelijk dringende informatie overmaken. Als u gebruik maakt van de doorverbinding, let er wel op, dit mag enkel als het een urgentie betreft. Bij misbruik hiervan, voor een niet-dringende materie, kan deze oproep aangerekend worden. 

Ik heb een probleem vastgesteld aan het gebouw, hoe kan ik hier melding van maken? 

De meest optimale manier om ons een probleem over te maken is via onze support desk. U kan dit door in te loggen op de support desk via support.synstar.be, waar u een ticket kan aanmaken voor het probleem dat u wenst te melden. Er wordt dan een uniek nummer toegekend aan uw vraag. Let er wel op om voor elke afzonderlijk probleem, een ander ticket te maken. Als u niet kan inloggen op de support desk, kan u ook een email sturen naar support@systar.be  

Als we een verzoek tot betaling sturen, is dit steeds één van de volgende documenten: een provisieopvraging (1 van de 4 trimestriële provisieopvragingen), een afrekening of een rappel. We adviseren u om in de eerste instantie om na te kijken over welk type betalingsverzoek het gaat. 

Is het een provisieopvraging, dan is deze provisie het gevolg van een beslissing van de Algemene Vergadering. Op elke jaarlijkse vergadering wordt beslist over de periodieke provisieopvragingen alsook over de bijzondere provisieopvragingen. U kan deze informatie terugvinden in het verslag van de laatste Algemene Vergadering. Betreft het een afrekening, bekijk even de FAQ: ‘hoe zit mijn afrekening in elkaar’. Controleer eventueel of alle betalingen die u in de loop van het boekjaar hebt gedaan, zijn openomen in de afrekening. 

Indien het betalingsverzoek een rappel voor onbetaalde kosten betreft, zal u een bijlage aantreffen waarop staat vermeld welke schulden nog niet werden betaald.  

Indien het voor u na nazicht nog steeds niet duidelijk is waarom u moet betalen, kan u  een duidelijke omschrijving van uw vraag melden via de support desk op support@synstar.be 

Alle officiële documenten betreffende het beheer van het gebouw worden bewaard op de webpagina van het gebouw. U kan hierop inloggen via de knop my building, bovenaan op onze website. U hebt normaal gezien per email de login info hiervoor ontvangen. Indien u deze niet meer hebt kan u trachten uw wachtwoord te resetten via de pagina. Als dat niet lukt, kan u mailen naar support@synstar.be. U de webpagina van het gebouw kan u bij ‘documenten’ onder andere de verslagen van de vergaderingen terugvinden. U kan ook andere documenten vinden zoals de provisieopvragingen, de afrekeningen, alle ontvangen facturen en u kan zelfs uw saldo ten opzichte van de VME raadplegen. 

De jaarlijkse afrekening wordt telkens opgemaakt op het einde van het boekjaar van het gebouw. Dat is niet steeds op 31 december of op het einde van een trimester, het boekjaar kan afgesloten worden op het einde van elke maand. Kijk alvast na voor wat betreft jouw afrekening, wanneer de afsluitdatum is. De afrekening bestaat uit verschillende stukken. In de eerste plaats wordt er een berekening gemaakt van de totale kost voor uw kavel(s) (appartement + eventueel kelder of parking) voor het voorbije jaar. Bij deze berekening wordt elke factuur gesplitst volgens een bepaalde verdeling of verdeelsleutel. Bijvoorbeeld ‘geheel gebouw’ = alle 1000sten, of ‘verdeling lift’ als bijvoorbeeld het gelijkvloers niet meer bijdraagt bij liftkosten. Op de individuele afrekening zie je dus een samenvatting van de berekening per categorie van kosten, ook wel kostensoorten genoemd. Het overzicht van alle facturen en hoe deze verdeel worden, kan je terugvinden op het document ‘facturenlijst’ of ‘lijst van kostenstukken’. Op die manier wordt dus een bedrag berekend dat overeenkomt met de totale kost voor uw kavels, voor het voorbije jaar. 

In het 2de deel van de afrekening wordt u saldo op afsluitdatum berekend. Dit is redelijk eenvoudig, dat saldo bestaat uit uw saldo van de voorgaande afrekening, dus die van het vorige boekjaar, zijnde het beginsaldo van het huidige boekjaar. Vaak aangeduid met HER. Dan worden al uw betalingen die u hebt gedaan in de loop van het boekjaar in mindering gebracht. Als u alle provisies correct hebt betaald komt u uit op een negatief saldo.  

De finale berekening op de individuele afrekening is het eindsaldo. Dit wordt uitgerekend door de totale kost voor het voorbije jaar te verrekenen met uw saldo van het 2de deel. Voor meer details en tips over de individuele afrekening, kijk gerust naar de knowledge base op onze Support Desk. 

Via de knop Support Desk op deze pagina kan u inloggen op deze helpdesk en kan u de status van uw melding zijn. Natuurlijk als we op een melding antwoorden krijgt u daar ook een email van. Het voordeel van in te loggen op onze support desk is dat u ook meldingen kan aanmaken, met meer details. Hierdoor kunnen deze sneller behandeld worden. Daarnaast is er een knowledge base raadpleegbaar, waar u voor vele vragen en veel voorkomende problemen al informatie en oplossingen kan terugvinden.