FAQ

De syndicus is de persoon of het bedrijf dat instaat voor het beheer van de Vereniging van Mede-Eigenaars, afgekort VME. Een appartementsgebouw met meerdere eigenaars valt onder de regeling van de gedwongen mede-eigendom. Dat wil zeggen de eigenaars samen eigenaar zijn van de gemeenschappelijke delen van het gebouw, zoals de inkomhal, de trap, de lift, het dak, …. 

De syndicus regelt het beheer van het gebouw, op administratief vlak, door onder meer het organiseren van vergaderingen en het uitvoeren van de beslissingen van de vergadering. Op technisch vlak moet de syndicus zien dat alle installaties van het gebouw goed werken en tussenkomen bij geval van pannes, schade of bij het organiseren van renovatiewerken. Daarnaast werkt de syndicus ook aan de boekhouding van het gebouw. Elke VME heeft steeds zijn eigen bankrekening, waarmee de leveringen aan het gebouw betaald worden. Jaarlijks wordt er ook een afrekening opgemaakt waarbij het deel van elke eigenaar wordt uitgerekend. 

Dit is een zeer korte samenvatting van de rol van de syndicus. Echter is het takenpakken nog veel uitgebreider en is het vooral zeer divers. Een syndicus moet bijvoorbeeld ook op de hoogte zijn van de nieuwste wetgevingen, bouwtechnische regelingen en verplichtingen naar veiligheid toe.   

Alle werken aan het gebouw moeten beslist worden door de Algemene Vergadering, waarbij rekening gehouden moet worden met de juiste meerderheden bij de stemming over het al dan niet uitvoeren van werken. De meeste renovatiewerken moeten gestemd worden met een 2/3de meerderheid van de stemmen. 

Daarnaast is er wel een uitzondering. Namelijk als het dringend en noodzakelijke werken betreft. Denk maar aan dringend herstellingen zoals een lek, een defecte lift of schade aan het dak waardoor het binnen regent. De wetgeving stelt dat als het dringende EN noodzakelijke werken betreft, dat de syndicus bevoegd om de nodige werken te laten uitvoeren. Als de syndicus een dergelijke beslissing neemt, moet die er dus wel steeds over waken dat het weldegelijk over een dringend en noodzakelijk werk gaat. In de praktijk is het wel zo dat de syndicus meestal contact zal leggen met enkele eigenaars of met de raad van mede-eigenaars, om hem te adviseren. 

Het mandaat van de syndicus wordt beslist door de Algemene Vergadering. Er zijn 2 aspecten aan de relatie met de syndicus, het mandaat en de syndicusovereenkomst. Het mandaat van de syndicus wordt dus beslist op de Algemene Vergadering en deze vergadering kan dus een syndicus aanstellen voor een periode van maximum 3 jaar. Daarna moet het agendapunt met betrekking tot het mandaat van de syndicus opnieuw gestemd worden op de Algemene Vergadering. De contractuele overeenkomst tussen de VME en syndicus is de syndicusovereenkomst. Nadat de vergadering heeft beslist over het mandaat van de syndicus wordt er tussen de VME en de syndicus een contract ondertekend, dat logischerwijze dezelfde duurtijd heeft als het mandaat dat op de vergadering werd gestemd. Het is wel mogelijk dat bijvoorbeeld als het mandaat werd gegeven voor 2 jaar, en er is een contract voor 2 jaar, dat er na 1 jaar op de vergadering wordt beslist om het mandaat met de huidige syndicus stop te zetten en een andere syndicus aan te stellen. Opgelet, omdat er wel een contractuele overeenkomst is met de initiële syndicus, en dat deze vroegtijdig wordt verbroken, kan de uittredende syndicus een verbrekingsvergoeding aanrekenen. 

Nadat de vergadering heeft beslist om het mandaat van de vorige syndicus stop te zetten en een nieuwe syndicus aan te stellen, heeft de vorige syndicus 30 dagen de tijd na einde van het mandaat, om het dossier aan een nieuwe syndicus over te dragen. In de praktijk neemt de nieuwe syndicus dan contact op met de vorige syndicus om de overdracht van de stukken te regelen. 

Elke eigenaar kan aan de syndicus vragen om een punt toe te voegen aan de dagorde van de Algemene Vergadering. De wetgeving voorziet geen specifieke manier waarop dit verzoek aan de syndicus overgemaakt moet worden. Dit kan dus gewoon per email. Als de syndicus de goede ontvangst van dit punt bevestigd dan ben je zeker dat het op de dagorde van de vergadering zal verschijnen. Krijg je geen antwoord, is het misschien beter om het aangetekend te versturen, maar dat zou niet mogen. De filosofie van Synstar is alleszins dat iedere eigenaar steeds een antwoord op zijn vragen en berichten krijgt. 
Opgelet wel nog bij het verzoeken om punten toe te voegen aan de dagorde van de Algemene Vergadering. Je moet zien dat je op tijd bent. Het is namelijk zo dat het wettelijk is bepaald dat elk gebouw binnen een bepaalde 15-daagse periode zijn Algemene Vergadering moet houden. Die 15-daagse periode staat in het Reglement van Mede-Eigendom. Je moet je agendapunten ten laatste 3 weken voor de eerste dag van de 15-daagse periode doorgeven aan de syndicus. Het is zo dat van zodra de uitnodiging verzonden is, is het te laat en zal je punt pas op de daaropvolgende vergadering opgenomen worden. 

Om de rekening van de VME van geld te voorzien moeten de eigenaars natuurlijk geld overmaken op die rekening. Er zijn 2 gebruikelijke manieren, een systeem driemaandelijkse afrekeningen, of het systeem van jaarlijkse afrekeningen met trimestriële provisies. Bij Synstar verkiezen we het systeem van trimestriële provisieopvragingen met jaarlijkse afrekeningen. Een provisieopvraging is een forfaitair bedrag dat je elke drie maanden moet betalen op de rekening van de VME. Het is eigenlijk een voorschot. De werkelijke kost wordt uitgerekend op het einde van het boekjaar van het gebouw en dan wordt er een afrekening opgemaakt. De reële kost wordt berekend en alle provisiebetalingen worden afgetrokken. Zo krijg je het saldo van de afrekening. Het is dus belangrijk dat de provisieopvragingen goed berekend zijn, zodat je op het einde van het boekjaar niet te veel moet bijleggen. 

Het bedrag van de provisieopvragingen wordt beslist op de Algemene Vergadering, in functie van de begroting die de syndicus heeft opgemaakt. Meestal worden de provisies verdeeld volgens de 1000sten. 

De statuten van het gebouw zijn de officiële documenten waar de regels van de mede-eigendom in zijn vastgesteld. Natuurlijk zijn deze gebaseerd op de wettelijke regels, maar elk gebouw kan ook aanvullen zijn eigen regels bepalen. De statuten bestaan uit een basisakte en een reglement van mede-eigendom. Vaak ook aangevuld met een reglement van interne orde. De basisakte van het gebouw is de notariële akte die eigenlijk de oprichting van de VME in gang zet. Het omvat ook onder andere de beschrijving van de privatieve en de gemeenschappelijke delen van het gebouw. Daarbij staat vermeld hoe de verdeling van de aandelen of quotiënten van het gebouw is bepaald. Het reglement van mede-eigendom bevat de regels over hoe het beheer van de VME georganiseerd moet worden. Bijvoorbeeld hoe de verdeling van de lasten moet gebeuren, wanneer de Algemene Vergadering moet plaatsvinden en onder andere ook hoe een syndicus benoemd moet worden en wat dienst taken zijn. In het algemeen zijn dit bepalingen die ook terug te vinden zijn in de wet op mede-eigendom. 

Sinds de aanpassing van de wetgeving begin 2019 moet elke VME over een aangepast reglement beschikken, een onderhandse akte, opgesteld door de syndicus dat bevat: het reglement van mede-eigendom en de reglement van interne orde. Deze laatste bepalen de leefregels van het gebouw, zoals het gebruik van de gemeenschappelijke delen, respecteren van het uniforme uitzicht van het gebouw en dergelijke meer. Bij beslissing van de Algemene Vergadering kunnen deze bepalingen aangepast worden. De syndicus kan dit zelf in het reglement aanpassen, en een notariële akte is niet nodig.